Un droit fondamental garanti par le RGPD
Conformément à l’article 15 du RGPD, tout salarié (ou ancien salarié) a le droit d’accéder aux données personnelles le concernant, qu’elles soient conservées sous format numérique ou papier. Ce droit permet au salarié de vérifier l’exactitude des données, de demander leur rectification ou suppression si nécessaire, et de comprendre les finalités de leur traitement.
Obligation de réponse de l’employeur
L’employeur doit répondre à une demande d’accès aux données personnelles dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé de 2 mois si la demande est complexe, à condition d’en informer le salarié dans le premier mois.
Les limites au droit d’accès
L’employeur peut refuser une demande uniquement si cela porte atteinte aux droits d’autrui, notamment en cas de :
- Secret des affaires
- Vie privée ou correspondances professionnelles d’autres salariés
Seules les données strictement personnelles au salarié peuvent être communiquées. Les informations concernant d’autres personnes doivent être anonymisées ou retirées.
Exemples de demandes valides et non valides
✅ Autorisé : Accès au dossier personnel, évaluations, relevés horaires, courriels envoyés ou reçus par le salarié.
❌ Non autorisé : Accès à des courriels impliquant d’autres collaborateurs sans justification légitime (ex. enquête disciplinaire).
Gratuité et vérification de l’identité
L’exercice du droit d’accès est gratuit. Toutefois, l’employeur peut demander des frais raisonnables pour des copies supplémentaires ou exiger une vérification de l’identité du demandeur si nécessaire.