Principe de nécessité
La conservation de copies de passeports doit être justifiée par une obligation légale, contractuelle ou une nécessité spécifique. Le simple fait de les garder "au cas où" est considéré comme excessif et non conforme au RGPD et aux recommandations de la CNIL.
Alternatives recommandées
Présentation à la demande : Vous pouvez demander à vos collaborateurs de présenter leur passeport au moment nécessaire, par exemple, lors de la réservation d’un voyage.
Conservation limitée : Si vous devez prouver des vérifications administratives, il est conseillé de conserver uniquement les informations essentielles (numéro du passeport, date d’expiration, autorité émettrice), et non une copie complète.
Risques liés à la conservation inutile
La conservation injustifiée de documents sensibles comme les passeports expose l’entreprise à des risques importants, notamment en cas de perte ou d’utilisation frauduleuse (usurpation d’identité). Cela peut entraîner des sanctions administratives pour non-respect du principe de minimisation des données.
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