Consentement obligatoire
L'utilisation des photos des employés dans un trombinoscope, même pour un usage interne, nécessite leur consentement explicite et préalable. Ce consentement doit être libre, éclairé et spécifique à cette finalité. Le référentiel de la CNIL relatif à la gestion des ressources humaines précise d'ailleurs que la photographie de l'employé est une donnée facultative, soulignant l'importance du consentement.
Droit à l'image : un droit fondamental protégé
La photo d'un employé est une donnée personnelle protégée par le RGPD et le droit à l'image (article 9 du Code civil). La jurisprudence récente de la Cour de cassation du 14 février 2024 a confirmé que "le droit dont la personne dispose sur son image porte sur sa captation, sa conservation, sa reproduction et son utilisation, et que la seule constatation d'une atteinte ouvre droit à réparation".
Par conséquent, son traitement doit respecter les principes de transparence et de minimisation des données. L'employeur ne peut photographier ou filmer un salarié sans avoir obtenu au préalable son consentement exprès et écrit.
Base légale du traitement selon la CNIL
Prudence recommandée avec le consentement
La CNIL elle-même souligne que dans un cadre professionnel marqué par un lien de subordination, le consentement des employés peut être compromis. Un salarié peut-il réellement refuser sans crainte de répercussion ? Cette incertitude explique pourquoi de nombreux experts recommandent d'obtenir systématiquement le consentement écrit des employés.
Finalité légitime mais non suffisante
Bien que le trombinoscope puisse être justifié par une finalité légitime (faciliter la communication interne), cela ne dispense pas l'employeur d'obtenir l'accord des employés concernés. Cette position est cohérente avec les recommandations directes de la CNIL qui indique qu'un employeur souhaitant intégrer la photographie d'un salarié dans l'annuaire de l'organisme doit avoir son autorisation, exprimée très clairement et sans ambiguïté.
Modalités du consentement valide
Caractéristiques requises
Le consentement doit répondre à plusieurs critères stricts définis par la réglementation. Il doit être :
- Libre : aucune pression ni contrainte ne peut être exercée sur l'employé
- Éclairé : l'employeur doit informer précisément le salarié sur l'utilisation prévue de son image
- Spécifique : chaque utilisation distincte de l'image nécessite un consentement spécifique
- Univoque : le consentement doit être donné de manière claire et non ambiguë
La formalisation écrite est recommandée
La CNIL recommande expressément de demander une autorisation écrite pour disposer d'une preuve de l'accord du salarié et déterminer l'étendue de cette autorisation. Cette formalisation doit préciser :
- La nature exacte des images concernées
- Le contexte de leur utilisation
- La durée d'exploitation prévue
- Les supports de diffusion envisagés
- La possibilité pour le salarié de retirer son consentement
Retrait du consentement : un droit inaliénable
Droit de révocation permanent
Les employés doivent avoir la possibilité de retirer leur consentement à tout moment, ce qui obligerait l'employeur à retirer leur photo du trombinoscope. Ce droit de retrait est un aspect crucial : le salarié doit pouvoir revenir sur son accord sans avoir à justifier sa décision.
Procédure de retrait
L'entreprise doit respecter immédiatement le refus ou le retrait de consentement du salarié concernant l'utilisation de son image. En cas de refus, tout support de communication comprenant l'image du salarié doit être retiré ou modifié pour garantir son anonymat.
Pour faciliter l'exercice de ce droit, l'employeur doit établir une procédure claire permettant au salarié de retirer son consentement facilement et informer les employés de cette possibilité.
Gestion des photos de groupe
Il est généralement recommandé de demander le consentement de chaque personne présente sur une photo de groupe avant de la publier, même si elle ne montre qu'un ensemble de personnes. En effet, chaque individu a droit à la protection de sa vie privée et de son image, et il est important de respecter ce droit.
Obligations d'information et de transparence
L'employeur doit informer clairement ses salariés de son intention de créer un trombinoscope et de son souhait d'utiliser leurs photos. Cette information doit inclure :
- Les finalités du traitement
- Les modalités d'accès aux photos
- La durée de conservation prévue
- Les droits dont disposent les salariés
- La possibilité d'exercer leur droit d'opposition
Sanctions encourues en cas de non-respect
Sanctions pénales
L'utilisation abusive de l'image d'un salarié peut constituer une infraction pénale. L'article 226-1 du Code pénal sanctionne d'un an d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende le fait de porter volontairement atteinte à l'intimité de la vie privée d'autrui en fixant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de celle-ci, l'image d'une personne.
Sanctions civiles
La jurisprudence récente confirme que la seule constatation d'une atteinte au droit à l'image ouvre droit à réparation, sans que le salarié ait à prouver l'existence d'un préjudice particulier. Les dommages-intérêts alloués varient selon les circonstances, avec des exemples jurisprudentiels mentionnant des montants de 1 500 euros pour des cas de diffusion non autorisée.
Sanctions administratives de la CNIL
La Commission nationale de l'informatique et des libertés peut prononcer des sanctions administratives en cas de non-respect des règles relatives à la protection des données personnelles. Ces sanctions peuvent aller jusqu'à 20 millions d'euros ou 4% du chiffre d'affaires annuel mondial pour les entreprises.
Durées de conservation
Selon le référentiel de la CNIL, les données relatives à un salarié sont conservées le temps de sa présence dans la structure. Une fois le salarié parti, certaines données peuvent être archivées selon les obligations légales, mais les photos utilisées dans un trombinoscope doivent généralement être supprimées lors du départ du salarié, sauf accord spécifique contraire.
Bonnes pratiques recommandées
Pour mettre en place un trombinoscope conforme à la réglementation, les employeurs doivent :
- Obtenir systématiquement le consentement écrit de chaque employé avant toute utilisation de son image
- Définir clairement les finalités du trombinoscope et s'y tenir strictement
- Limiter l'accès aux seules personnes habilitées au sein de l'organisation
- Mettre en place une procédure simple et accessible pour le retrait du consentement
- Informer régulièrement les collaborateurs de leurs droits
- Réviser périodiquement les autorisations et supprimer les photos des employés ayant quitté l'entreprise
- Documenter toutes les procédures et conserver les preuves de consentement
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